En France, le processus de dématérialisation des entreprises s'accélère. Depuis janvier 2020, la facture électronique est déjà la norme pour les transactions entre une entreprise et les services de l'État (BtoG). Elle va bientôt se généraliser en BtoB pour les entreprises assujetties à la TVA. Les modalités seront précisées dans une prochaine réforme prévue pour 2024. Pour faciliter la transition de votre service comptable, nous vous expliquons tout ce qu'il faut savoir sur la facturation électronique.
Le contexte de la réforme sur la facture électronique
La facturation papier est en passe de devenir obsolète avec la généralisation de la facture électronique pour lutter contre la fraude à la TVA. La réforme tant attendue par les entreprises sera actée dans la prochaine loi de finances prévue en 2024. Le report du calendrier initial laisse davantage de temps aux entreprises pour s'adapter. La facture électronique étant déjà obligatoire en BtoG, vous disposez des informations essentielles pour vous préparer à sa mise en place en BtoB.
Qu'est-ce qu'une facture électronique aux yeux de l'administration fiscale ?
L'administration fiscale définit précisément ce qu'est une facture électronique dans la loi de finances rectificative du 16 août 2022. Il s'agit d'un document comptable dont la création, l'émission, la transmission, la réception, le traitement et l'archivage se font numériquement.
Les factures électroniques devront être transmises au portail public de facturation (PPF) dans les formats CII ou UBL. Un format mixte avec des données structurées mêlant XML et PDF est également autorisé (Factur-X). La plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) réalise la mise au format adéquat pour les clients et les fournisseurs.
Il faut aussi que l'entreprise sécurise la facture électronique en garantissant son intégrité et son authenticité. Pour cela, elle est tenue d'y apposer une signature ou un cachet électronique qualifié.
Quelles entreprises sont concernées par l'obligation de la facturation électronique ?
La mise en place de la facturation électronique vise à généraliser le processus de dématérialisation des entreprises et à réduire les coûts. Une facture électronique revient effectivement moins chère qu'une facture papier. Elle sert également à lutter contre la fraude à la TVA et à faciliter la transmission des informations à l'administration fiscale (e-reporting).
La facture électronique est déjà une obligation comptable pour les flux de transactions en BtoG depuis 2020. Lorsqu'une entreprise facture une administration publique, elle se doit de passer par le portail public de facturation.
Avec la nouvelle réforme, les entreprises établies en France et assujetties à la TVA devront aussi fournir une facture électronique au format adéquat aux clients et aux fournisseurs en BtoB. Cela concerne autant la vente de biens que les prestations de services réalisées sur le territoire national. Pour les opérations non soumises à la TVA ou à destination des clients particuliers, un e-reporting des données à l'administration fiscale reste tout de même nécessaire.
Qui sont les acteurs de la facturation électronique en France ?
Avec l'obligation de la facturation électronique, plusieurs acteurs émergent. Le portail public de facturation Chorus Pro d'ores et déjà disponible pour les opérations en BtoG sera aussi utilisé en BtoB. Votre entreprise peut également avoir recours à une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) ou à un opérateur de dématérialisation (OD) pour des services étendus.
Le portail public de facturation Chorus Pro (PPF)
Le portail public de facturation Chorus Pro est en cours de modification pour intégrer les flux en BtoB. Il devrait être opérationnel en 2024 pour la mise en application de la prochaine réforme. Il s'agit d'un service gratuit à destination de toutes les entreprises assujetties ou non à la TVA. La transmission des données des transactions à l'administration fiscale pour l'e-reporting des opérations se fait également via cette plateforme publique.
Le PPF réalise le contrôle de conformité des factures électroniques. Il vérifie que leur création, leur émission, leur transmission et leur archivage se font bien de façon numérique. Il est également en mesure de les transmettre directement aux clients et de réceptionner celles des fournisseurs au format requis. Chorus Pro répertorie toutes les informations des entreprises, mais aussi celles des plateformes de dématérialisation partenaires.
La plateforme de dématérialisation partenaire (PDP)
Les plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) permettent aussi l'émission et la réception des factures électroniques des fournisseurs. Elles sont réglementées et immatriculées par l'administration fiscale (DGFIP). Cette solution est un service payant pour les entreprises contrairement au PPF.
Avec leur système de facturation électronique, les PDP fournissent généralement des services complémentaires. Elles sont en mesure de :
- vérifier la conformité des factures électroniques ;
- transmettre les données des factures et de l'e-reporting au PPF qui les diffuse à son tour à l'administration fiscale ;
- envoyer les factures au PPF ou à d'autres PDP en vue de leur réception par les clients ;
- réceptionner les factures fournisseurs provenant d'autres plateformes ;
- convertir les factures reçues au format PDF ou autre dans les formats acceptés par l'administration fiscale ;
- effectuer l'e-reporting des données des opérations ainsi que le suivi des flux et de chaque paiement.
L'opérateur de dématérialisation (OD)
Un troisième acteur fait son apparition dans la mise en place de la facture électronique : l'opérateur de dématérialisation (OD). Son rôle consiste en l'émission, la transmission et la réception des factures électroniques. Cette plateforme privée et payante se présente comme un intermédiaire entre l'entreprise et la PDP ou le PPF. Contrairement à une PDP, elle ne possède pas d'immatriculation au niveau de la DGFIP.
Le champ d'action de l'opérateur de dématérialisation est limité par rapport aux deux autres plateformes. Il dématérialise les factures et les transmet au PPF ou à une PDP. Par contre, il ne peut en aucun cas les envoyer aux clients de l'entreprise ni en extraire les données pour l' e-reporting à l'administration fiscale. Cette plateforme facilite néanmoins la gestion et la transmission des factures électroniques. Certains OD sont d'ailleurs des solutions de gestion électronique des documents (GED), très utilisées par les entreprises.
Quel est le calendrier de la mise en place de la réforme sur la facturation électronique ?
L'obligation de la facturation électronique devait entrer en vigueur en juillet 2024 en France. Avec le report de la réforme, le nouveau calendrier de déploiement sera acté dans la loi de finances de 2024. Sa mise en place étant imminente, les entreprises assujetties ou non à la TVA ont tout intérêt de se préparer dès maintenant au déploiement de la facture électronique.
En 2023, le calendrier initialement prévu à été modifié et sera communiqué prochainement.
Comment Sages Informatique vous accompagne dans ce processus de dématérialisation des factures ?
Sages Informatique accompagne les entreprises tout au long de leur processus de dématérialisation depuis de nombreuses années. L'entreprise propose plusieurs solutions à destination du service comptable en vue de l'obligation de la facturation électronique. Zeendoc est une plateforme de gestion électronique des documents et Scan Center procède à la numérisation des factures papier.
Des solutions pour l'émission, la transmission et la réception des factures électroniques via le PPF
Avec le logiciel de gestion électronique des documents Zeendoc, Sages Informatique se positionne en tant qu'opérateur de dématérialisation pour la facturation électronique. Cette solution bas carbone assure l'émission, la transmission et la réception des factures électroniques des fournisseurs. Elle fait déjà le lien avec le portail public de facturation Chorus Pro en BtoG en lui mettant à disposition des factures au bon format. Cependant, elle ne peut fournir les données nécessaires à l'e-reporting ni réceptionner les flux de paiement.
Son rôle d'intermédiaire se révèle toutefois particulièrement intéressant pour le traitement des données. La plateforme assure la gestion de toutes les informations de l'entreprise sous un format électronique. Elle permet de centraliser tous les documents clients et fournisseurs et d'automatiser des actions.
Sages Informatique entend collaborer avec les plateformes de dématérialisation partenaires pour des services étendus
En tant qu'opérateur de dématérialisation, la plateforme de gestion électronique des documents Zeendoc initiée par Sages Informatique a pour ambition de collaborer avec des PDP de confiance. Ainsi, elle sera à même de proposer des services complémentaires très utiles pour les entreprises.
Grâce à cette collaboration entre opérateur de dématérialisation et plateforme de dématérialisation partenaire, une entreprise pourra :
- réaliser l'émission des factures électroniques au format PDF ou tout autre format qui sera ensuite converti par la PDP ;
- assurer la réception des factures électroniques dans tous les formats ;
- procéder au contrôle de conformité des factures électroniques à travers la PDP ;
- transmettre les factures sur les plateformes utilisées par les clients via la PDP.
Le passage imminent à la facturation électronique devrait modifier les habitudes et les procédures du service comptable. Qu'elles soient assujetties ou non à la TVA, les entreprises ont tout intérêt à amorcer rapidement leur processus de dématérialisation. Sages Informatique effectue une veille régulière des conditions imposées par l'administration fiscale. Nous pouvons ainsi vous conseiller et vous proposer des solutions efficaces et en règle.
