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Sécurité de vos documents

Comment s’assurer de la sécurité des documents en entreprise ? Avec la fin de l’ère du papier, vous vous inquiétez pour votre documentation numérisée ? Chez Sages Informatique, nous sommes experts en dématérialisation de documents. Nous avons à cœur de vous proposer des solutions techniques made in France. Elles vous garantissent l’intégrité des données, leur traçabilité, disponibilité et confidentialité.

Qu'est-ce que la sécurité des documents ?

La protection de votre documentation professionnelle exige d’utiliser un système sécurisé de numérisation, d’indexation, de lecture, de traitement et de stockage des données dématérialisées. L’objectif est de faire beaucoup mieux que l’archivage papier.

Les risques d'une documentation papier dans une salle d'archive

 

Stocker toutes les informations stratégiques et légales dans une salle d’archive au sous-sol de l’entreprise comporte des risques multiples. Ce processus non sécurisé constitue une porte ouverte sur des données parfois confidentielles. La probabilité existe d’emprunter un dossier et de ne jamais le remettre dans sa boîte d’archive. N’oublions pas le cas des vols ou de l'atteinte à l’intégrité des documents lors d’incendies ou de dégâts des eaux.

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Sécurité des documents dématérialisés : conservation, contrôle d'accès et sauvegarde

 

Par opposition à ce type de gestion documentaire traditionnelle, les systèmes dématérialisés hébergés sur le Cloud sont susceptibles de présenter une sécurité forte pour vos documents. Voici les processus à surveiller pour y parvenir :

  • La gestion de la conservation des pièces ;
  • Le paramétrage des accès aux données par les utilisateurs dans un souci de confidentialité ;
  • Le système de sauvegardes régulières pour parer au risque de destruction des fichiers.

Chez Sages Informatique, éditeur de la solution Zeendoc, toutes nos données sont hébergées dans un cloud 100% français et certifié, sur des serveurs sécurisés fonctionnant à l’énergie verte.

Pour garantir la continuité de votre activité, nous avons une infrastructure « multi-sites » dont les ressources nous sont entièrement dédiées, évitant toutes perturbations et améliorant les temps de réponse.

 

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Sécuriser VOS DOCUMENTS

disponibilité, confidentialité, intégrité, traçabilité : zeendoc assure la pérennité de vos informations

Des bénéfices concrets et mesurables

Libérez de la place et réduisez les coûts de stockage, d'impression

Pérennisez et sécurisez vos documents

Optimisez les délais de classement et de recherche

Partagez l'information simplement

Comment choisir votre processus de dématérialisation pour garantir la sécurité des documents ?

Sages Informatique, expert en sécurité des documents vous explique comment choisir son système de gestion documentaire électronique. Voici les facteurs essentiels pour limiter les risques.

 

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La sécurité des documents passe par le respect de la confidentialité

 

Point fondamental, le contrôle des accès à l’information exige un processus et un paramétrage stricts. Nos solutions comportent des fonctionnalités d’authentification sécurisées des utilisateurs, un identifiant et un mot de passe sont nécessaires pour se connecter à Zeendoc. La confidentialité dépend du type de document ou du niveau de protection souhaité par les clients. En complément, une entreprise peut gérer les personnes susceptibles d’accéder à leurs documents ou les fonctionnalités auxquelles ces personnes ont accès. Nous recourons au chiffrage des données sous un canal sécurisé SSL lors d’un partage de données. Les documents déposés sont chiffrés avec une clef spécifique à chaque client, en utilisant le protocole AES.

 

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La sécurité des informations numérisées exige l'intégrité des données

 

La sécurité c’est aussi être capable d’assurer l’intégrité des documents archivés. Les documents déposés sont convertis dans le format actuellement considéré comme le plus pérenne, le format PDF/A. Les utilisateurs accèdent à une empreinte numérique du document déposé dans le système et non pas à l’original. Cette méthode garantit l’intégrité de l’information. Notre mode de stockage WORM empêche la modification ou la suppression.

 

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La sécurité des documents signifie la traçabilité des accès aux informations stockées

 

La traçabilité tant des accès que des actions effectuées fait partie de la sécurité. Un processus comme celui de Sages Informatique utilise l’horodatage du document. Il historise les évènements système ainsi que documentaires. Il trace les opérations réalisées sur chaque contenu déposé.

 

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La sécurité signifie aussi garantir la disponibilité de chaque document numérique

 

Veillez également à la disponibilité des documents. Sages Informatique a choisi un hébergeur partenaire qui stocke l’information en France. Nos données sont stockées en France et réparties de manière redondante en temps réel sur deux datacenters physiquement distants, dont les serveurs sont synchronisés.

 

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Nos autres services contribuant à la valorisation de l'information dans vos entreprises

 

Nos interventions en faveur de la valorisation de l’information comprennent aussi des prestations comme :

 

Le travail de numérisation des documents sur support papier 

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Avec SAGES Nous avons numériser et archiver électroniquements nos 15 dernières années d'archives (800 000 pages numérisées) -  Franck MARROT, Directeur de l'hypermarché

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La dématérialisation des informations 

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Une solution idéale pour les TPE et PME qui permet une dématérialisation simple et adaptée aux besoins. -  Romane DELCOURT, Chargée des Ressources Humaines

La gestion électronique des documents (GED) 

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Nous avons également réalisé un véritable gain de temps concernant toutes les fonctions administratives ainsi que pour la génération d'écritures comptables où le temps a été au moins divisé par 2, voire 3 -  Willy PELTIER, Directeur Général - 2J Impression

la sécurité des données archivées

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La sécurité et la labellisation HDS de la solution Zeendoc a été un facteur déterminant dans notre choix -  Marc VAN HUFFEL, Gérant du Comptoir Médical du Sud Ouest

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Pourquoi choisir Sages Informatique pour la sécurité des documents dématérialisés ?

Avec Zeendoc pour la sécurité de vos documents, vous bénéficiez d’avantages indéniables

Nos solutions de pilotage électronique des documents répondent aux exigences en matière de sécurité. En plus de la traçabilité, de l’intégrité, de la confidentialité et de la disponibilité des données, voici leurs avantages :

    • Hébergement français et certifié ;
    • Solution 100 % sécurisée ;
    • Données redondantes sur 2 Datacenters distants ;
    • 100 % conforme RGPD

Ne perdez plus votre temps
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Prenez une minute. Vous ne le regretterez pas.