Avec la digitalisation croissante et l’évolution vers le tout électronique, opter pour une solution de numérisation devient incontournable. Dématérialiser l’information dans les entreprises et les collectivités, c’est notre métier chez Sages Informatique. Nous aidons nos clients à extraire, analyser et gérer l’archivage de leurs données. Notre chaîne sécurisée de numérisation de documents respecte les normes en vigueur. Elle constitue un réel gain de temps et d’argent au quotidien.
En quoi consiste la numérisation de documents ?
La numérisation de documents pour une entreprise ou collectivité poursuit plusieurs objectifs majeurs. Ce traitement technique représente un enjeu réel au temps de la dématérialisation.
Obtenir une copie numérique fidèle d'un document papier
La numérisation de documents vise à simplifier la gestion de la documentation en passant du papier au format électronique. C’est la première étape d’une stratégie de dématérialisation. La copie numérique est dite fidèle si elle se génère par des procédés de numérisation respectant la valeur probante du document.
Sécuriser le stockage et faciliter la consultation des documents numérisés
Le fait de numériser vos documents permet de faciliter leur consultation une fois archivés au format électronique. L’indexation aide les collaborateurs à retrouver rapidement les données et à exploiter l’information. Avec un archivage respectueux de la norme NF 42-013, en plus d’être fidèle, la copie numérique possède la valeur probante. Elle présente la même valeur que l'original.
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Comment mettre en œuvre une solution de numérisation de documents ?
Nous disposons d’un réel savoir-faire. Depuis plus de vingt ans, nous aidons au déploiement de la numérisation de documents. Soucieux d’adapter notre prestation à vos besoins, nous procédons par étapes. De l'audit des données à la restitution des originaux, faisons le point.
L'audit des besoins de l'entreprise en matière de numérisation
La prestation de numérisation de documents exige d’être à l’écoute de chaque entreprise. Pour tout projet de dématérialisation, nous analysons les types de documents et d’informations à traiter. Nous examinons leurs formats. Nous vérifions la nécessité d’archivage de chacun. Nous nous assurons de leur durée de conservation.
La prestation de numérisation et le processus d'indexation des données
Notre atelier digital interne, Scan Center, traite la numérisation de documents de tous formats depuis plus de 20 ans. Notre site de près de 1 000 m2 fonctionne avec une technologie récente et en phase avec la réglementation en matière d’image numérique fidèle. Nos processus permettent l’indexation des données selon les règles de classement choisies par chaque entreprise.
Mise à disposition des fichiers numériques et restitution des documents papier
Nous restituons ensuite les informations numériques sur le support retenu par l'entreprise. Qu’il s’agisse de la GED (gestion électronique de documents) ou de liens pour télécharger les fichiers de manière sécurisée par exemple, nous savons faire. Selon votre choix de gestion de la documentation, nous vous rendons les originaux au format papier ou pouvons les faire détruire sur demande et selon la typologie des documents.
