Si vous êtes chef d’entreprise ou responsable de service, vous avez certainement entendu parler des nouvelles réglementations en matière de numérisation et de gestion documentaire. Pour autant, certaines questions légitimes peuvent se poser, surtout si vous êtes gérant d’une plus petite structure ou que vous hésitez sur la conduite à tenir en matière d’archivage électronique. Découvrez ci-dessous quelques notions essentielles à retenir sur la numérisation de documents ainsi que sur les atouts d’une telle politique au service de votre développement et de votre croissance.
En quoi consiste la digitalisation des fichiers ?
La numérisation de documents consiste le plus souvent en la création d’un fichier informatisé (ou copie numérique), à partir d’un document papier. Cette méthodologie, largement répandue depuis quelques années dans les plus grandes entreprises, est en passe de devenir la norme en matière de gestion documentaire. La raison est simple : la numérisation facilite la recherche, l’accès et la partage d’informations entre collaborateurs interne et externe. De plus, la transformation digitale des archives papier dans l’entreprise apporte des garanties supplémentaires en termes de sécurité, en supprimant les risques de perte et de dégradations des documents (inondations, incendies, …).
Ce faisant, il faut bien comprendre que la numérisation est une tâche complexe, qui doit nécessairement faire l’objet d’une étude approfondie selon la structure de l’entreprise, le volume d’archives à numériser et les besoins de chaque service en matière d’archivage numérique. C’est pour cela qu’il peut être important de confier cette tâche à une société externe, spécialisée dans la numérisation de documents. Cette « transition digitale » de l’entreprise implique également l’intégration d’une solution informatique de type SAE (Système d’Archivage Électronique) ou GED (Gestion électronique des documents).
Quelles sont les entreprises concernées par l’archivage numérique ?
En réalité, toutes les entreprises, à leur échelle, sont confrontées à des problèmes de gestion documentaire au quotidien. A une certaine époque, la plupart d’entre elles devaient conserver un certain nombre d’informations légales et obligatoires sous la forme de documents papier. L’espace foncier requis pour conserver ces informations pouvait donc se révéler conséquent, et nécessiter des précautions particulières (comme la location d’un self stockage sécurisé).
Cependant, l’article 1379 du Code Civil, du 10 Février 2016, confère à la copie numérique la même valeur que le document papier original. Une situation nouvelle qui a permis à de nombreuses entreprises (notamment celles travaillant avec des services de l’Etat et sociétés assujetties à la TVA) d’entreprendre leur transition numérique en douceur.
Pour autant, de nombreuses entreprises continuent d’utiliser le papier dans leur communication avec leurs clients et fournisseurs à l’heure actuelle (c’est notamment le cas pour les TPE et PME). Ces entreprises doivent savoir que les documents papier sont en train de vivre leur dernière heure.
Quelles sont les étapes pour numériser un document ?
Comme évoqué précédemment, la numérisation de ses documents est un projet important, nécessitant une réelle réflexion. Plusieurs étapes doivent être respectées pour un projet de qualité :
Avant même de connaître les étapes de la numérisation, les entreprises ont-ils plus d’avantages à le faire en interne ou en externe ?
La réponse réside dans ces critères :
- Le nombre de mètre linéaire ;
- La taille des documents ;
- L’état des documents ;
- Le nombre de ressources humaines à disposition uniquement pour cette tâche ;
- Le type d’archivage (électronique / physique) ;
- La confidentialité des documents à numériser.
Une fois pris en compte tous ces éléments, l’entreprise peut définir s’il est préférable pour elle de le faire en interne ou en externe. A prendre en compte que le faire en interne entraine des ruptures de charges qui sont sources d’erreurs systématique dans un projet.
- Première étape : délimiter les contours du projet de numérisation : celui-ci suppose d’en passer par plusieurs questionnements essentiels : quels sont les objectifs à atteindre ? Quel est le fond documentaire concerné par la digitalisation ? Quels services sont concernés ? Ceci vous permettra d’établir un budget précis, tout en vous faisant gagner un temps considérable.
- Deuxième étape : réaliser l’inventaire des documents à numériser. Pour cela, l’ensemble du personnel et des collaborateurs devra être mis à contribution, afin de réaliser un inventaire exhaustif (format, type de support, mètre linéaire, etc…).
- Troisième étape : numériser en interne ou via un prestataire externe. Le travail de numérisation nécessite d’avoir suffisamment de ressources humaines et matérielles. Dans beaucoup de cas, l’externalisation s’avère indispensable, notamment pour des questions d’économie.
- Quatrième étape : procéder au transfert numérique de chaque document. Dans la plupart des cas, un scanner suffit mais il est également possible d’utiliser un appareil photo équipé d’un logiciel avec reconnaissance de caractères. En revanche, d’autres formats « techniques » peuvent nécessiter le recours à des machines spécifiques, disponibles auprès d’un centre de numérisation.
- Cinquième étape : mettre en place un archivage sécurisé et performant. En effet, un archivage organisé permettra de faciliter la recherche documentaire. Un prestataire peut mettre à disposition un archivage numérique sécurisé, en conformité avec le Code-civil.
- Sixième étape : procéder à l’intégration d’une solution informatique de type GED. Bien que cette étape ne soit pas obligatoire, elle doit permettre le traitement plus efficace des documents électroniques.
- Septième étape : assurer la valeur légale des documents numérisés. Dans le cas où l’entreprise souhaite conserver uniquement des documents au format numérique, le respect de certaines normes légales sont nécessaires. Ces règles sont accessibles via l’article 1379 du Code civil.
Quelle différence entre une copie fidèle et une copie fiable ?
Une fois les documents numérisés et stockés au sein d’une solution GED, il faut s’assurer qu’ils soient conservés de manière fiable. Pour que des documents dématérialisés aient la même valeur juridique que les originaux papiers, le processus de dématérialisation et de conservation doit s’assurer de répondre à certaines exigences.
La copie numérique fidèle doit, comme son nom le laisse entendre, reproduire fidèlement les caractéristiques du document papier original (texte, qualité de l’image, couleurs, etc..). Pour démontrer son authenticité, le document doit obligatoirement mettre à disposition une empreinte électronique permettant de détecter toute modification de son contenu, et cela par le biais d’un horodatage qualifié et d’une signature électronique qualifiée et/ou un cachet électronique.
Pour qu’une copie fidèle devienne une copie numérique fiable, il faut, en plus de répondre aux mêmes exigences que la copie fidèle, obligatoirement qu’elle soit sauvegardée dans un Système d’Archivage Électronique (SAE). De cette façon, l’intégrité, l’authenticité ainsi que l’intelligibilité du document sont garanties dans la durée.
