Dans un monde où l’information est une ressource clé, la gestion efficace des documents est devenue essentielle pour les entreprises et les collectivités. Depuis plus de 20 ans, SAGES Informatique se positionne comme un acteur majeur de la Gestion Électronique des Documents (GED), offrant des solutions innovantes qui simplifient la gestion documentaire tout en augmentant l’efficacité opérationnelle et en réduisant l’impact environnemental. Cet article vise à explorer les divers avantages et solutions proposés par SAGES Informatique pour optimiser la gestion documentaire.
1. Les Solutions Innovantes de SAGES Informatique
SAGES Informatique propose une gamme complète de solutions de GED adaptées aux besoins spécifiques de chaque entreprise. Parmi celles-ci, Zeendoc se distingue comme l’outil phare.
Zeendoc : Une Base Documentaire Unique
Zeendoc centralise toutes les informations dans une base documentaire unique, assurant ainsi une traçabilité et une intégrité optimales des documents sur le long terme. Cette solution permet aux entreprises de retrouver facilement tous leurs documents en un clic, facilitant ainsi le télétravail et améliorant la productivité.
2. Les Bénéfices de la Dématérialisation
La dématérialisation présente de nombreux avantages pour les entreprises :
Gain de Temps et Réduction des Coûts
Grâce à l’automatisation des tâches à faible valeur ajoutée, les entreprises peuvent réaliser d’importantes économies de temps et de coûts. Par exemple, la solution Zeendoc a permis à certaines entreprises de réduire leur temps de traitement des factures de 40%, soit trois jours gagnés par mois.
Impact Environnemental Réduit
En remplaçant l’impression des documents par l’archivage électronique, les entreprises peuvent réduire considérablement leur consommation de papier et, par conséquent, leur impact environnemental. Plusieurs milliers d’organisations ont déjà adopté cette approche bas carbone, constatant des gains significatifs en espace de stockage et en dépenses d’impression.
3. Sécurité et Confidentialité
La sécurité des données est une priorité pour SAGES Informatique. Les informations stockées dans Zeendoc sont chiffrées avec une clé spécifique à chaque client, elle-même protégée par le mot de passe de l’utilisateur. Cette méthode garantit une protection optimale des informations sensibles et une conformité aux normes strictes de cybersécurité.
4. Témoignages Clients
Les témoignages de clients satisfaits illustrent parfaitement l’efficacité des solutions proposées par SAGES Informatique. Voici quelques exemples concrets :
- Directeur des opérations et des finances, Distribution & Logistique : "Pour la génération d'écritures comptables, le temps a été divisé par deux, voire trois, avec une économie de place sur notre serveur."
- Assistante Communication/Marketing, Service Numérique : "Grâce à Zeendoc, le télétravail a été rapidement mis en place !"
- Directrice de l'équipe de recherche, Secteur Public : "Tous les utilisateurs ont adopté Zeendoc qui s'est adapté à nos process et non l'inverse."
- Service de Santé : "Notre gain de temps pour le classement et la recherche d’informations sur les données patients s’est révélé être un atout clé de la solution."
Ces témoignages mettent en lumière les bénéfices tangibles que les entreprises peuvent tirer de l’adoption des solutions de GED proposées par SAGES Informatique.
5. Accompagnement sur-mesure dans la Transformation Digitale
L’un des points forts de SAGES Informatique est son approche personnalisée pour chaque client. Forte de plus de 20 ans d’expérience, l’entreprise offre un accompagnement sur-mesure pour aider les entreprises à réussir leur transformation digitale. Cette expertise permet de répondre efficacement aux problématiques spécifiques des clients, qu'il s'agisse de gestion administrative, d’efficacité opérationnelle ou de simplification des processus.
6. Comment Choisir la Bonne Solution de GED
Choisir la bonne solution de GED est crucial pour maximiser les bénéfices de la gestion documentaire. Voici quelques critères à considérer :
- Centralisation des Informations : Une solution de GED doit permettre de centraliser toutes les informations dans une base unique, assurant ainsi une traçabilité et une intégrité optimales.
- Sécurité des Données : La protection des informations sensibles est primordiale. Assurez-vous que la solution choisie offre un chiffrement de qualité et une conformité aux normes de cybersécurité.
- Facilité d’Utilisation : La solution doit être facile à utiliser et à intégrer dans les processus existants de l’entreprise.
- Support et Accompagnement : Un bon support technique et un accompagnement personnalisé sont essentiels pour garantir une mise en place réussie.
Zeendoc répond à tous ces critères, faisant de cette solution un choix idéal pour les entreprises souhaitant optimiser leur gestion documentaire.
En résumé, SAGES Informatique propose des solutions de gestion documentaire qui permettent aux entreprises de centraliser leurs informations, d’améliorer leur productivité, de réduire leurs coûts et de minimiser leur impact environnemental. Grâce à une sécurité renforcée et un accompagnement sur-mesure, SAGES Informatique aide les entreprises à réussir leur transformation digitale et à tirer le meilleur parti de leurs documents. Pour découvrir comment SAGES Informatique peut vous aider à optimiser votre gestion documentaire, n’hésitez pas à contacter leurs experts pour une consultation personnalisée.
