Pourquoi passer à la dématérialisation ?

La dématérialisation est désormais une réalité pour bon nombre d’entreprises, notamment celles fournissant des biens et des services aux administrations publiques françaises. Pour autant, toutes les structures n’ont pas encore effectué leur transition. C’est le cas de certaines PME et TPE, qui devront, par exemple, bientôt s’aligner sur la réforme portant sur la généralisation de la facturation électronique entre assujettis à la TVA

Qu’est-ce que la dématérialisation ?

La dématérialisation des documents est un processus qui consiste à remplacer un document au format papier par son homologue numérique. Mais cette nouvelle approche peut également être  « native » : dans ce cas, la dématérialisation des documents électroniques consiste à produire des données directement au format numérique, à partir d’un système d’information.

Sur un plan plus large, il s’agit également d’une politique mise en place dans un certain nombre de pays et d’entreprises depuis plusieurs années, afin de réduire au maximum l’empreinte carbone et les coûts de stockage. L’évolution naturelle des pratiques informatiques et numérique conduit de toute évidence vers la dématérialisation des documents, que ce soit dans le secteur privé comme le secteur public. Pour les entreprises, cela signifie que les démarches administratives courantes se feront bientôt intégralement en ligne.

La dématérialisation est non seulement l’objet de recommandations, mais est également soumise désormais à des obligations légales. En France par exemple, ce processus transitionnel est fortement encouragé par l’État, depuis au moins le début des années 2000 (ceci grâce à l’impulsion donnée par les services du ministère des Finances). Par la suite, les autorités publiques ont progressivement institué un cadre légal de la dématérialisation, que l’on peut définir selon plusieurs axes successifs :

• La loi de mars 2000, qui attribue au document électronique une même valeur « juridique » qu’un document papier.  (sous certaines conditions)
• La réglementation eIDAS n°910/2014 du 23 juillet 2014, portant sur l’utilisation de la signature électronique. Cette démarche « pour la confiance dans les transactions électroniques » permet de générer un socle commun pour les interactions électroniques sécurisées entre les citoyens, les entreprises et les autorités publiques.
• La loi d’Emmanuel Macron, datée de 2015, qui impose la facturation électronique pour toutes les entreprises, quelle que soit leur taille. Si cette obligation nouvelle a d’abord été imposée pour les grandes entreprises au départ, elle sera ensuite imposée pour les petites et moyennes entreprises (PME) puis les très petites entreprises (TPE), à partir de 2020.
• La réforme du Code du travail de 2017, qui actualise les conditions de dématérialisation des bulletins de paie. La dématérialisation du bulletin de paie devient ici le principe, et le format papier une exception.

L’archivage est une préoccupation fondamentale pour les entreprises. Au format papier, cette politique de conservation est soumise à une réglementation stricte et précise. Parmi les documents « physiques » faisant l’objet d’une logique d’archivage, on pourra trouver par exemple :

• Des factures clients ou fournisseurs.
• Des documents de nature comptable (bilan, grand livre, registre comptable, etc…).
• Des documents commerciaux (accords industriels, commandes ou bordereaux de livraison, etc…).
• Des documents en relation avec la gestion du personnel (tels que les contrats de travail).
• Des documents concernant les investissements (tels que les contrats d’acquisition, etc…).

Ainsi, chacun de ces documents est soumis à des obligations légales précises, notamment en matière de conservation. Cette durée peut être très variable, allant de 5 à 10 ans dans la plupart des cas, mais pouvant également aller jusqu’à 30 ans voire à durée illimitée de conservation. Bien évidemment, l’archivage papier a un coût : celui du stockage de documents.

Pour optimiser au maximum les charges relatives à ces procédures, les entreprises se tournent de plus en plus vers l’archivage électronique (qui est, rappelons-le, reconnu comme juridiquement valide depuis la Loi du 13 mars 2000). Un système d’archivage électronique SAE, permet non seulement de conserver des documents numériques sur le long terme, mais les préserve également de toute modification. L’objectif étant de les mettre à disposition de la justice en cas de besoin.

À titre d’exemple, la numérisation et l’indexation d’un document d’une page représentent un coût moyen de 0,2 à 0,5 €. L’archivage d’une feuille de paie durant une période de 45 ans pourra coûter entre 2 et 5 euros, à définir selon le contexte et les volumes ( Source : Directions des services du numérique).

La gestion documentaire est l’autre grande préoccupation des entreprises, après l’archivage. Elle implique de savoir « traiter » les flux de données qui circulent à l’intérieur d’une seule et même structure, à l’heure de la multiplication des canaux de communication qui ont tendance à complexifier cette tâche. On pourra faire la distinction entre deux politiques de gestion utilisées actuellement par les organisations :

• La gestion documentaire papier traditionnelle : elle consiste à trier et classer les documents dans des classeurs spécifiques, déposés dans des espaces de stockage dédiés. Dans ce contexte, les responsables sont tenus de respecter le « cycle de vie » du document, afin de s’assurer de la conformité de l’activité sur le plan juridique.
• La conservation documentaire sous forme électronique : ainsi, la gestion électronique permet de conserver les documents via des systèmes de messageries, des serveurs ou des disques durs. Méthode plus moderne, certes, mais pas moins dénuée de risques.

Finalement, les entreprises en quête d’une solution de gestion documentaire idéale auront tendance à se tourner vers la GED – pour Gestion électronique des documents. La GED, en tant que solution informatique centralisée, permet de rationaliser le cycle de vie et de traitement d’un document. On parle volontiers de « workflow », ou la capacité de la GED à automatiser certaines tâches de gestion des documents, permettant ainsi de libérer du temps et de la productivité pour les collaborateurs.

L’impact positif d’une politique de dématérialisation sur l’environnement ne fait aucun doute. Selon certains chiffres avancés par les experts du milieu de la production de papier, la consommation française en 2016 aurait atteint 8,8 millions de tonnes, soit 3,2% de la consommation mondiale. En 2014, la France se hissait sans difficulté à la 22e place des consommateurs de papier les plus importants au monde (Source : Le MAG' ). Cependant, et bien que la consommation de papier diminue progressivement d’une année sur l’autre, le rapport entre les ressources naturelles consommées et les déchets produits est encore trop important.

C’est là que la GED entre en scène, et représente une potentielle avancée majeure pour les entreprises qui souhaitent valoriser leur image de marque et adopter des pratiques écoresponsables. Rappelons à ce titre que les grandes entreprises ont déjà adopté la Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE) en tant que démarche environnementale obligatoire. Pour les PME et les TPE, cette politique est grandement recommandée, et permet de mieux déterminer l’impact de l’activité sur l’environnement à court et long terme, afin d’engager les bonnes pratiques.

Vous êtes désormais mieux informé sur les droits et les devoirs des entreprises, face à la dématérialisation des documents. En matière de communication électronique et en tant que simple usager, notez que vous avez désormais la possibilité de déposer une demande de permis de construire en ligne. Votre commune de résidence, quant à elle, a désormais l’obligation de recevoir votre demande d’autorisation d’urbanisme sous forme électronique.