La dématérialisation est désormais devenue un incontournable dans le monde du travail actuel. Le format électronique est en passe de devenir obligatoire pour la facturation en B2B (business to business). L'extension de la dématérialisation à l'ensemble des procédures administratives et l'archivage est devenue une condition de la compétitivité des entreprises. Qu'est-ce que la dématérialisation et quels sont ses avantages ? Comment s'engager dans la réalisation d'un projet de dématérialisation vers le zéro papier ?
Qu'est-ce qu'une démarche de dématérialisation en entreprise ?
La dématérialisation vers le zéro papier est un processus de transformation digital. Celui-ci modifie, en l'améliorant, l'organisation de l'entreprise.
Un processus qui modifie l'organisation des entreprises
Techniquement, la dématérialisation consiste à remplacer les documents en format papier par des documents numériques. Il s'agit donc d'un processus de transformation numérique qui vise, à terme, le zéro papier.
Les composantes d'un processus de dématérialisation en entreprise
La dématérialisation se compose de diverses étapes et l'adoption de différentes solutions. Celle-ci a commencé il y a quelques années par la possibilité, grâce à la loi Travail El Khomri de 2017, d'éditer et transmettre les bulletins de salaire numériques, via une plateforme sécurisée.
Depuis 2020, la facturation électronique est obligatoire pour l'ensemble des entreprises privées travaillant avec le service public, dans le cadre de leurs échanges avec celui-ci. La loi de finances de 2022 prévoit l'extension de cette digitalisation à l'ensemble de la facturation en B2B. Le processus, déjà enclenché, sera étendu à toutes les entreprises dès 2026.
La dématérialisation vers le zéro papier passe également par la numérisation des archives de l'entreprise. Cela concerne les archives existantes et l'ensemble des données et informations édité et circulant entre les salariés et l'ensemble des parties prenantes.
Un processus qui peut sembler lourd à mettre en place pour les entreprises
La dématérialisation vers le zéro papier est un projet qui peut sembler lourd à mettre en œuvre pour une entreprise. En lieu et place des processus et procédures à l'œuvre avec les factures, clients et fournisseurs, et tout autre document sous format papier, elle nécessite la mise en place et l'utilisation de nouvelles fonctionnalités en ligne. Ainsi, la transformation s'accompagne de solutions telles que : la signature électronique, la GED (gestion électronique des documents), l'envoi d'e-mails automatisés, la facturation électronique, les workflows, le cloud, etc.
Quels sont les enjeux de la dématérialisation vers le zéro papier en entreprise ?
Les documents édités, reçus et échangés dans une entreprise sont nombreux : devis, factures clients, factures fournisseurs, contrats, dossiers du personnel, chartes, procédures, planning, bulletins de salaires ou notes de services, par exemple. Ces papiers sont des ressources et des outils nécessaires, voire obligatoires, pour l'information et le fonctionnement de l'organisation.
La facturation, et l'émission de l'ensemble des documents en format papier sont gourmandes en personnel, en temps et en espace, pour l'édition, le traitement puis le stockage. Il est en effet nécessaire, pour la plupart d'entre eux, de les éditer, les imprimer, les soumettre à signature, les corriger, les soumettre à nouveau, les envoyer, réceptionner les paiements, les pointer, les classer puis, si nécessaire, aller les rechercher pour y retrouver une information. Le coût de traitement des différents papiers est donc très important.
D'après l'ADEME (agence de l'environnement et de la maîtrise de l'énergie), un salarié consomme en moyenne entre 70 et 95 kg de papier par an. Cette consommation de papier coûte entre 10 000 € et 25 000 € annuellement à une entreprise de 100 salariés pour son usage interne. La dématérialisation vers le zéro papier représente de ce fait un enjeu économique et écologique de taille.
Quels sont les avantages du zéro papier pour les entreprises ?
Considérant les coûts engendrés, mais également la complexité de traitement des papiers des différents services d'une organisation, les bénéfices de la dématérialisation sont nombreux. Elle permet d'améliorer la productivité de l'entreprise, la sécurité des données et facilite les flux d'information.
Le zéro papier permet l'optimisation des coûts et un gain de productivité
Le traitement numérique des informations, factures et documents officiels de l'organisation représente une amélioration importante de la productivité. Le temps de travail dédié aux différents papiers est fortement diminué : plus d'impressions, plus d'envois, récupération de l'espace de stockage, gain de temps à la recherche documentaire.
Les coûts de la dématérialisation, liés à la numérisation, l'achat du logiciel de GED et la formation des collaborateurs, sont rentabilisés par l'amélioration de la productivité. De plus, grâce à la solution Zeendoc, vous choisissez la formule qui répond à votre politique de dématérialisation : facturation, coffre-fort, dossiers RH, export comptable, bulletins de salaire, GED complète.
La dématérialisation vers le zéro papier facilite les échanges d'information dans l'entreprise
La numérisation des archives et la dématérialisation de l'ensemble des documents permettent un échange fluide des informations dans l'entreprise. Aussitôt édités, les documents peuvent être partagés avec une liste choisie de collaborateurs. De plus, un logiciel de gestion électronique des documents, comme Zeendoc, permet l'édition partagée de documents, ce qui facilite le travail collaboratif des différents services.
Les documents étant partagés en ligne, l'échange d'informations et l'édition partagée peuvent tout à fait perdurer lorsque les collaborateurs sont en télétravail ou en déplacement, en France ou à l'étranger. La dématérialisation vers le zéro papier présente ainsi l'avantage important d'améliorer le flux de l'information dans et entre les différents services de l'entreprise.
La numérisation des documents assure la sécurité des données
Lors de la numérisation des archives ou de l'édition d'un document numérique, une empreinte numérique de celui-ci est conservée. Cela garantit ainsi le maintien de son état initial et l'intégrité des données. Seules des copies des documents sont ouvertes et modifiées par les collaborateurs autorisés. La norme NF 42-013 permet aux documents de conserver leur valeur officielle. Le coffre-fort numérique est scellé numériquement. Une signature électronique authentifie l'auteur du dépôt, et un horodatage permet de prouver l'authenticité du document.
Le paramétrage du logiciel pour chaque document participe également à la sécurité des informations qu'il contient. En effet, c'est vous qui gérez l'accès aux documents selon le niveau de confidentialité des informations. Vous déterminez les collaborateurs et parties prenantes autorisés à lire, commenter ou modifier les différents documents. De plus, chaque étape du processus d'édition est enregistrée et vous avez accès à l'historique de chaque document. Cela facilite la conformité fiscale, sociale et juridique de l'ensemble des documents réglementaires de l'entreprise.
Enfin, des procédures de vérification et de sauvegarde des documents sont effectuées régulièrement. L'ensemble des paramètres de la GED garantissent la conformité et la pérennité des documents.
Mettez en place un projet de dématérialisation vers le zéro papier avec Sages Informatique
Le zéro papier est un projet de transformation d'envergure qui comprend plusieurs étapes. Voici le guide d'une dématérialisation réussie.
- Le point sur les besoins et ressources de l'entreprise en matière de dématérialisation : Avant toute chose, il est important de faire un état des lieux des besoins de l'entreprise et de ses ressources disponibles pour la mise en œuvre de la démarche. Pour cela, vous bénéficierez d'un conseil personnalisé des équipes Zeendoc pour vous aider à faire le choix du logiciel adapté. Les équipes du Scan Center vous aideront à choisir le service de numérisation qui vous convient. Cela vous permettra d'ajuster votre solution Sages Informatique à vos besoins effectifs.
- Le choix de la solution pour réaliser votre projet de dématérialisation : Guidé par nos conseillers, vous optez pour l'ensemble des outils Zeendoc qui correspond à vos besoins, créant ainsi votre solution propre. La GED Zeendoc vous permet de conserver, gérer, protéger et valoriser l'information de votre structure.
- La numérisation des archives au Scan Center : Selon les modalités que vous aurez choisies, vos archives sont acheminées au Scan Center où elles sont analysées, préparées, triées et numérisées. Elles sont ensuite classées selon vos choix d'indexation, propres aux besoins de votre entreprise, à son fonctionnement. Les documents numérisés vous sont remis, au choix, sur une source de stockage externe, par un lien sécurisé ou directement sur l'application Zeendoc.
- La mise en place du logiciel de GED Zeendoc : Une fois les solutions Zeendoc déterminées, le logiciel de gestion est installé et configuré selon vos besoins propres. C'est vous qui définissez les paramètres d'indexation, de partage et de confidentialité des documents.
- L'intégration des documents à la GED : Les documents numérisés sont intégrés à votre outil de gestion électronique des documents. Ils sont dès lors accessibles à chaque collaborateur autorisé selon les paramètres.
- La formation du personnel : Afin d'optimiser l'utilisation de vos outils de gestion électroniques des documents, vos salariés et les équipes de management sont sensibilisés à l'intérêt d'utiliser une application de GED pour l'archivage et l'ensemble des procédures administratives. La formation au logiciel, intuitif et ergonomique, est rapide.
Avec Zeendoc et le Scan Center, Sages Informatique vous accompagne sur le chemin de votre dématérialisation vers le zéro papier. Nos équipes sont à votre service pour vous fournir toutes les informations nécessaires à la mise en œuvre de votre projet de digitalisation en toute sécurité.
