La signature électronique s’est imposée depuis plusieurs années comme un moyen efficace et économique d’authentifier un document. L’idée qui sous-tend cette initiative est de limiter au maximum les risques d’usurpation d’identité ainsi que la fraude documentaire (Source : JDN). Selon une étude et depuis le début de la crise sanitaire, près de 26% des entreprises auraient d’ores et déjà adopté la signature électronique (Source : FranceNum), mais les résultats paraissent inégaux selon la taille des structures. Pourtant, le coût de la mise en place d’une solution de signature électronique pour les entreprises paraît extrêmement raisonnable, au vu des enjeux économiques. D’où une question récurrente : comment signer un document à l’aide d’une signature électronique ? Les réponses à cette question ci-dessous.
Qu’est-ce qu’une signature électronique ?
La signature électronique est un mécanisme digital qui intervient dans les échanges professionnels et institutionnels, en remplacement de la signature manuscrite. Son objectif est double : d’un côté, elle permet de garantir l’intégrité d’un document électronique. De l’autre, elle augmente passablement le niveau d’authentification d’un document, en reliant celui-ci à une personne physique ou morale. Notons également que la signature électronique permet de gagner un temps considérable sur le plan des tâches administratives.
Que dit la loi sur la signature électronique ?
Pour donner à la signature électronique une valeur légale, son usage est réglementé par le Code civil. Notons pour commencer que la France reconnaît officiellement et légalement les signatures électroniques depuis le 13 mars 2000 – par la loi n° 2000-230. L’article 3, notamment, accorde à l’écrit électronique « la même force probante qu’à l’écrit sur papier » (Source : Legifrance).
En ce qui concerne le droit français proprement dit, celui-ci établit une valeur légale à la signature électronique dans les articles 1366 et 1367 du Code civil. L’article 1366 déclare notamment que « l’écrit électronique dispose de la même force probante que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane. Également, le document doit pouvoir être établi et conservé dans des conditions permettant d’en garantir l’intégralité » (Source : Legifrance).
Sur le plan européen, la signature électronique dispose d’une valeur légale au même titre que la signature papier depuis 2014. Ceci grâce au règlement eIDAS n° 910/2014 du 23 juillet 2014.
Depuis quand la signature électronique dispose de la même valeur qu’une signature papier ?
La signature électronique dispose de la même valeur légale qu’une signature manuscrite en France, comme dans le reste de l’Union européenne, depuis l’année 2000. Comme le décret n° 2017-1416 du 28 septembre 2017 relatif à la signature électronique le précise, seule la signature électronique qualifiée est présumée être l’équivalente d’une signature manuscrite.
Dans le domaine de la commande publique, la signature électronique avancée répond aux conditions ci-dessus.
Quelle différence entre une signature numérique et une signature électronique ?
La différence entre une signature électronique et numérique est à rechercher du côté de la loi. La signature électronique suppose d’en passer par plusieurs étapes informatiques afin de garantir son authenticité. De fait, celle-ci se repose intégralement sur une technologie de nature « cryptographique », qui fournit un niveau supplémentaire de sécurité et d’intégrité au document. Il ne vous sera donc jamais demandé de « scanner » votre signature manuscrite dans le cas présent.
La signature numérique consiste très souvent en une simple image d’une signature manuscrite, collée par exemple sur un document de travail numérique. Cette pratique n’a aucune valeur juridique réelle. Le risque de fraude et d’usurpation d’identité s’en trouve donc considérablement augmenté.
Comment fonctionne la signature électronique ?
Les entreprises désireuses d’employer la signature électronique pourront utiliser une interface informatique de type GED (Gestion Electronique de Documents). Grâce à la GED, il est possible d’élaborer une signature certifiée, pour que chaque document devienne juridiquement contraignant et conforme aux normes de sécurité en vigueur.
Cependant, il apparaît normal et même essentiel pour les entreprises de se tourner vers un Prestataire de service de confiance (PSCO), tel que recommandé par l’Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information (ANSSI). Ainsi, ce prestataire doit être en mesure de démontrer à l’entreprise qui lui fait confiance la conformité de l’outil de signature électronique avec la réglementation et les différents articles de loi. Zeendoc répond parfaitement à ces exigences, et permet aux entreprises d’obtenir une signature électronique 100% légale et 100% fiable.
Première phase Zeendoc : l’envoi du document
La solution Zeendoc intègre nativement un processus de signature électronique de documents, permettant de faire signer à distance un ou plusieurs destinataires depuis un unique terminal informatique. Vous n’avez qu’à sélectionner le document depuis votre armoire numérique Zeendoc, renseigner les signataires et choisir un mode d’envoi (simultané ou en mode séquentiel). Il vous revient ensuite de choisir la durée de validité du document, puis de le transmettre.
Deuxième phase Zeendoc : la signature
Chaque signataire reçoit ensuite par courriel un lien sécurisé lui permettant d’accéder au document. Il peut ensuite commencer le processus de signature électronique d’un simple clic, et depuis un grand nombre d’appareils (ordinateur de bureau, tablette, smartphone, etc…). Une fois l’intégralité du document consulté et après validation, un code de sécurité / d’authentification est envoyé au destinataire afin de garantir son identité et lui permettre de procéder à la signature électronique du document. Le code est envoyé par SMS.
Troisième phase Zeendoc : le suivi est la gestion
Pour vous tenir informé en temps réel de l’avancement du dossier, vous disposez d’une fonctionnalité de suivi en ligne des statuts pour chaque destinataire concerné par le processus. Le suivi peut indiquer plusieurs cheminements (en attente, signé ou refusé). Une fois que le document a été signé par l’ensemble des destinataires, celui-ci fait l’objet d’un archivage automatique dans une armoire électronique sécurisée.
Si vous doutez encore de l’importance de la signature électronique, dites-vous bien que les anciennes pratiques mettent en danger la sécurité des données relatives à votre entreprise, que vous soyez PDG ou responsable de services. N’envisagez jamais de mettre sur un même pied d’égalité la signature électronique et la signature numérique, car les deux ont une « valeur » juridique tout à fait différente. La signature électronique est reconnue et validée par les principales autorités, et vous protège contre les tentatives d’usurpation d’identité.
À partir d’une solution GED telle que Zeendoc, toutes les opérations de signature se font en ligne, dans un environnement sécurisé, et les documents font l’objet par la suite d’un classement intelligent et entièrement personnalisé à l’intérieur d’une armoire numérique. La signature électronique, en fin de compte, est le seul passeport permettant d’authentifier un signataire et un document, puis de procéder à la validation de celui-ci. La signature manuscrite devient dès lors superflue.
