Le traitement des salaires dans l’entreprise est une préoccupation qui revient souvent. A l’heure de la dématérialisation des documents, plusieurs questions demeurent en suspens, telles que la traçabilité et la confidentialité des données sur le long terme. C’est pourquoi il est impératif pour les entreprises d’accéder à des solutions informatiques permettant la gestion efficace des bulletins salaire numérique, en conformité avec la réglementation. La solution Zeendoc permet pour tout salarié de consulter ses bulletins de paie dans le respect des conditions légales. Explications.
Qu’est-ce qu’un bulletin de salaire numérique ?
L’édition de documents numériques n’est que la conséquence d’une lente maturation des entreprises vers la transition digitale. Cette politique correspond non seulement à une volonté de réaliser d’importantes économies (notamment en matière d’impression et de distribution), mais également de se conformer à la législation en matière de simplification et d’optimisation des processus RH. Le bulletin de paie électronique (BPE), qui n’est rien d’autre que la version numérique du bulletin papier, constitue un bon exemple de cette évolution. Les objectifs visés sont multiples : réduire au maximum les coûts d’une part, optimiser la gestion documentaire, garantir la confidentialité des échanges et la sécurité contre les pertes des documents ou d’accès par un tiers non autorisé.
Le bulletin de paie électronique dispose donc de la même valeur légale qu’un document plus classique : il a juste fait l’objet d’une dématérialisation.
La loi El Khomri du 8 août 2016
Officiellement, le bulletin de salaire numérique voit le jour le 12 mai 2009, grâce à la loi de simplification n° 2009-526. À partir de ce moment, les employeurs ont la possibilité d’adresser à leurs salariés leur bulletin de paie par voie électronique, avec leur accord et dans un contexte permettant de « garantir l’intégrité des données ».
La loi Travail du 8 août 2016 viendra grandement simplifier la procédure : on constate en effet à cette époque un manque d’intérêt des organisations pour le bulletin de paie dématérialisé, en raison d’un certain nombre de freins (fracture numérique, absence de continuité dans le service en cas de changement d’entreprise, respect de la confidentialité et de l’intégrité des données, etc…). Avec la loi El Khomri et depuis le 1er janvier 2017, les bulletins de paie peuvent donc être remis sous format électronique par défaut. Seule une « opposition formelle » du salarié lui permettra de continuer à percevoir ses bulletins sous forme papier.
Comment se déroule la conservation des données ?
La question des archives et de leur traitement est fondamentale pour les entreprises, quel que soit le mode de conservation choisi. Du format papier jusqu’au format numérique, cette problématique se pose dans les mêmes termes, et nécessite de réfléchir à une politique fiable et sécurisée.
Rappelons à ce titre les éléments de langage du décret n°2016-1762, entré en vigueur le 1° janvier 2017, encadre la dématérialisation des bulletins de paie et leur accessibilité.
L’employeur doit respecter les conditions suivantes :
- Devoir d’information – L’employeur doit informer ses collaborateurs des changements à venir au minimum 1 mois avant la mise en place effective. Ces derniers sont libres d’exprimer leur droit d’opposition s’ils souhaitent conserver un bulletin papier.
- Devoir d’opposition – Les salariés ont le droit de refuser un bulletin de paie électronique, avant ou après sa mise en place. Le changement doit être pris en compte par les Ressources Humaines sous 3 mois maximum.
- Format lisible et archivage long terme – Les bulletins sont émis dans un format lisible et pérenne (PDF), signés électroniquement pour en garantir l’intégrité et conservés pendant 50 ans ou jusqu’au 75 ans du salarié. »
En d’autres termes : la dématérialisation des documents relatifs à l’activité du salarié dans l’entreprise ne suffit pas : l’employeur doit être en mesure de mettre à disposition un service de conservation des données, permettant de garantir leur pérennité, ceci afin de limiter au maximum toute tentative frauduleuse ou de perte.
Comment se présente la mise à disposition d’une fiche de paie par voie électronique ?
Pour l’employeur, il est indispensable d’avoir recours à un outil de gestion électronique des documents pour mettre à la disposition de ses salariés leur fiche de salaire dématérialisée. Une telle solution en mode Saas (Software as a service) s’appuie sur les atouts de l’intelligence artificielle pour automatiser et simplifier le traitement des documents.
Transfert du bulletin numérique vers l’espace Zeendoc
Le service RH ou comptable génère les bulletins de salaire électroniques, puis se charge de les envoyer directement dans l’espace numérique privatif du salarié, également appelé « coffre-fort électronique ». Cet espace peut être consulté librement par le salarié à tout moment, et uniquement par lui. L’archivage et le classement du document se fait automatiquement, grâce à un certain nombre de meta-données (nom, prénom et matricule de paie unique du salarié).
Conformément à l’article L3243-2 du Code du travail, l’apposition d’un certificat électronique sur le document intervient en même temps que le dépôt de celui-ci dans le coffre-fort électronique. L’accès à la fiche de paie est sécurisé par une procédure spécifique (authentification par identifiant et mot de passe, lien sécurisé, chiffrement des données).
Notification de dépôt à destination du salarié
Une fois le document déposé dans le coffre-fort numérique, le salarié est notifié par mail et reçoit dans le même temps une adresse numérique (URL), lui permettant d’accéder directement au document, une fois la procédure d’authentification validée sur la plateforme.
Synchronisation du coffre-fort électronique
à noter que l’outil Zeendoc propose ici un ensemble de solutions en conformité totale avec la loi et la réglementation. Le salarié a donc à disposition un exemplaire électronique unique archivé dans un coffre-fort numérique, lui permettant ainsi de faire valoir ses droits sur le long terme. Le bulletin, accessible 24h/24 et 7j/7 fait l’objet d’un Système d’Archivage Electronique à vocation probatoire garanti sur une durée minimum de 50 ans par la Caisse des Dépôts et Consignations (donc, par l’Etat).
Pour permettre aux salariés d’accéder facilement à leurs fiches de paie dématérialisées, les employeurs ont l’obligation de transférer ces documents confidentiels au sein d’un coffre-fort numérique. De cette façon, chaque travailleur dispose d’un emplacement dédié pour consulter et conserver l’ensemble de ses fiches de paie numériques. Grâce à Zeendoc, cet espace personnel demeure accessible en permanence, et les documents peuvent faire l’objet d’une consultation en toute simplicité.
