La dématérialisation des factures comme de l'ensemble de la documentation en entreprise fait partie des évolutions en marche et pour cause. Ce processus se développe partout et pas seulement parce que l'administration fiscale l'autorise, voire l'exige peu à peu. Pour piloter l'ensemble du traitement, numérisation et gestion des factures, découvrez les contours et avantages d'une telle démarche ainsi que les outils idéaux à mettre en place.
Pourquoi passer du papier à la numérisation des factures et documents professionnels ?
La facture ou le contrat papier présente certes un certain charme. Mais, si vous réfléchissez, vous trouvez rapidement de nombreuses limites à l'utilisation ainsi qu'à la conservation de tels documents.
Inconvénients et limites d'une gestion papier pour la documentation d'entreprise
Les factures au format papier circulent lentement dans l'entreprise et restent parfois bloquées sur un coin de bureau en attente de validation, sans compter le risque de les égarer. Avec le papier, le fournisseur peut être payé avec retard. L'entreprise peut carrément perdre ses factures. Les collaborateurs ont tendance à réaliser des copies ce qui représente un coût financier inutile.
Enfin, le stockage physique d'une telle documentation pendant les délais prévus par la loi comporte aussi des risques :
vol ;
destruction, notamment en cas d'incendie ou de dégât des eaux ;
accès à des données confidentielles par des personnes non autorisées.
La dématérialisation des factures, un processus en marche gagnant et irréversible
Depuis plusieurs années, la digitalisation envahit la vie privée comme les entreprises. Numérisation et gestion des factures au format électronique deviennent peu à peu la norme. D'une part, pendant toute la phase transitoire de la mise en place de la facture électronique, chaque entreprise devra piloter sa comptabilité avec les deux formats, papier et numérique. Ensuite, il restera toujours les pièces comptables hors périmètre de la facture électronique. Citons :
les factures émanant de fournisseurs non concernés par l'obligation légale ;
les tickets ou facturettes jointes aux notes de frais.
Les 5 étapes classiques d'un traitement de numérisation en entreprise
Un bon logiciel de numérisation présente les phases de traitement suivantes :
gestion de la collecte des documents à numériser, par exemple pour des archives papier, avec la récupération sur site de la documentation à scanner ;
traitement de numérisation à proprement parler, voire traitement OCR de l'image ;
création de l'indexation des documents numérisés, en fonction des critères définis dans chaque entreprise pour le classement ;
restitution de l'information issue de la numérisation sur les supports choisis par l'entreprise (disques externes, liens de téléchargement sur le cloud, application de GED, etc.) ;
Gestion des documents papier numérisés (restitution ou destruction), en fonction des normes et réglementations en vigueur.
Numériser ses factures papier c'est bien, les gérer et y accéder c'est mieux
La numérisation constitue la première marche d'un processus de dématérialisation des factures. S'y ajoute généralement une gestion complète des fichiers dématérialisés, afin de garantir l'intégrité, l'accessibilité et la sécurité de chaque document, quel que soit le support de stockage.
Qu'est-ce que la gestion électronique des documents (GED) ?
C'est un système informatique qui permet de gérer les documents numériques, soit après l'étape de numérisation ou soit conçus nativement au format électronique. Le terme GED correspond donc généralement à un logiciel d'entreprise spécialisé dans ces traitements et accessible pour les utilisateurs de partout, sur PC, tablettes ou smartphones.
Numérisation et gestion des factures : un processus complet
Le fait d'associer numérisation et gestion des factures de manière électronique permet de s'assurer que les processus respectent toutes les obligations légales pour ce type de documents. C'est aussi une garantie de sécuriser l'accès à la documentation et de supprimer les risques que comporte le support papier.
Les avantages d'une gestion électronique des documents en entreprise
Avec une GED, l'entreprise structure et organise la gestion de sa documentation, et en particulier les données de facturation client comme fournisseur. Elle rationalise le classement en ligne avec une indexation connue et partagée de tous. Elle apporte aussi plus d'efficacité dans la recherche d'une pièce comptable. Elle conduit donc à réduire le temps passé pour accéder aux documents. C'est un gain financier certain.
La gestion électronique des documents sécurise les accès aux informations. En effet, la GED octroie des droits aux utilisateurs en fonction de leurs besoins ou de leur poste. Elle aide à gérer la confidentialité. Enfin, ce type d'application informatique vous garantit le respect des normes en vigueur en matière de dématérialisation.
Sages Informatique vous propose une solution complète : numérisation et gestion des factures
Chez Sages Informatique, cela fait 20 ans que nous innovons et accompagnons la transformation digitale des entreprises en France. Nous intervenons sur l'ensemble du processus, de la numérisation à la gestion électronique des documents, grâce à nous deux outils, SCAN Center et Zeendoc.
SCAN Center, l'outil pour numériser la documentation papier des entreprises
SCAN Center est un atelier de numérisation de tous vos documents au format papier. Factures, plans, contrats, photos, c'est la solution pour une transformation du papier en numérique.
Passage de vos documents papier au format numérique
Vous avez besoin de reprendre le contrôle sur vos archives physiques et de gagner de la place ? Nos experts analysent avec vous la meilleure solution à déployer pour votre entreprise. Avec un tel projet, vous réduisez les coûts de stockage des factures et contrats. Vous pérennisez les documents importants de l'entreprise, notamment la documentation comptable et fiscale.
Un traitement de numérisation, mais aussi un service d'impression des documents numériques
En outre, SCAN Center vous offre la possibilité d'imprimer exceptionnellement certains documents électroniques, par exemple des fichiers PDF. C'est d'autant plus utile quand l'entreprise ne dispose pas de l'équipement suffisant ou adéquat en interne. Nous traitons tous les formats. Plans, affiches, flyers pour le marketing, brochures, etc. l'impression présente une qualité professionnelle.
Une solution pour des fournisseurs de factures numérisées dans le respect des normes
Pour éviter des erreurs et des amendes potentielles, mieux vaut choisir une solution de numérisation qui présente le niveau de sécurisation nécessaire. Avec SCAN Center, les entreprises ont l'assurance d'utiliser un service régulièrement évalué et conforme aux exigences en vigueur.
Zeendoc, notre solution pour la gestion et l'exploitation des factures et documents au format numérique
Le second outil que propose Sages Informatique pour allier numérisation et gestion des factures, c'est la GED Zeendoc. Voici comment elle complète judicieusement SCAN Center pour un projet de dématérialisation de la documentation professionnelle.
Une application pour centraliser toute l'information de l'entreprise au format numérique à un seul endroit
Une fois l'information numérisée, c'est le moment de s'en servir. Zeendoc vous offre une mise à disposition de tous les documents électroniques en un seul lieu et correctement archivés. Les utilisateurs gagnent en efficacité dans leurs recherches. Ils ont la certitude d'accéder au bon document, unique et classé dans le bon dossier.
La gestion des droits incluse dans l'application garantit le respect de la confidentialité. Le service RH peut aisément y conserver ses contrats de travail par exemple.
Un archivage et un classement de l'information professionnelle et comptable en toute sécurité
Pour la conservation des informations comptables comme les factures, c'est essentiel de respecter les exigences du Code général des impôts notamment. Avec Zeendoc, l'entreprise dispose d'une solution GED qui garantit cette conformité réglementaire ainsi que la valeur probante, et cela pendant toute la durée légale de stockage.
Un outil de gestion électronique des documents et des règles pour une collaboration plus efficace
En adoptant une GED comme Zeendoc, les utilisateurs en entreprise gagnent en efficacité, surtout s'ils doivent échanger et collaborer. L'outil favorise même cet aspect collaboratif. C'est encore plus vrai pour des équipes distantes ou en télétravail. C'est aussi une manière d'améliorer les processus Procure to Pay, des commandes fournisseurs au paiement de leurs factures. Les workflows dématérialisés accélèrent le traitement de chaque étape. Le service comptabilité du fournisseur apprécie sur le plan de sa trésorerie.
Zeendoc, une application qui met la sécurité des données au cœur de ses priorités
Notre métier consiste à piloter la dématérialisation et la gestion électronique des factures et de tous les documents professionnels. Aussi, nous ne transigeons pas sur la sécurité des données. C'est même un des aspects prioritaires dans l'administration de nos processus.
Nous réalisons ainsi un contrôle d'intégrité, au travers d'une empreinte numérique de chaque document (contrôle SHA3). Elle s'opère lors du dépôt du document et fait l'objet d'une sauvegarde sur un autre support.
Toutes les données gérées par la GED Zeendoc font l'objet d'un cryptage selon des protocoles comme AES ou ISO/IEC 18033-3. Chacun de nos clients dispose alors d'une clé spécifique, elle-même cryptée par un mot de passe utilisateur.
Nous réalisons des sauvegardes dites redondantes. En effet, l'archivage et le stockage des données de nos clients s'opèrent sur deux data centers hébergés en France et sur deux sites physiques séparés.
Numériser et gérer numériquement toute la documentation de la comptabilité notamment apporte de nombreux avantages. Or, les obligations vont croître avec la facturation électronique. N'attendez pas pour franchir le pas. En associant dès à présent SCAN Center et Zeendoc, vous avancez dans la transformation digitale de votre organisation.
