La gestion des archives revêt une importance cruciale pour de nombreuses institutions, entreprises et organisations. La numérisation des archives émerge comme une solution novatrice permettant non seulement de préserver le patrimoine documentaire, mais aussi de gagner de la place physique et d'optimiser les processus de gestion. Découvrons les enjeux, les avantages et les étapes clés de la numérisation des archives.
Quels sont les enjeux de la numérisation des archives ?
La conservation d'un certain nombre de documents est essentielle pour le travail des organisations. La gestion de l'archivage sous format papier présente cependant des limites, que la dématérialisation documentaire permet de dépasser.
L'importance de la conservation des données pour une entreprise
Les archives représentent un élément fondamental de la mémoire d’une entreprise, de sa gestion et de son fonctionnement administratif. Elles peuvent, selon les entreprises, se présenter sous forme de documents papier, de registres, de plans, d'images, ou de cartes.
Cependant, la gestion de ces archives peut devenir complexe. Entre les documents officiels de la société, les factures clients, les factures fournisseurs ou les dossiers de collaborateurs, la quantité de documents archivés au fil du temps peut être très importante. L'archivage sous format papier nécessite une place considérable et un travail de traitement contraignant.
Les limites de l'archivage des documents sous format papier
En plus de nécessiter une place importante, la conservation des documents sous format papier représente des risques. Après avoir effectué une recherche et consulté un document, il arrive que celui-ci ne soit pas rangé, par négligence ou inattention, au bon endroit. La recherche ultérieure de l'information est alors compromise. Le document consulté peut également être perdu ou volé, compromettant l'entreprise en cas de diffusion des données qu'il contient. Cela nuirait à son image.
Enfin, le service des archives de l'entreprise (souvent relégué dans les sous-sols ou sous les combles) peut subir des dégradations, des incidents. Un incendie, une inondation ou des rongeurs peuvent ainsi compromettre l'intégrité d'un document sensible.
En quoi consiste un projet de numérisation des archives ?
La numérisation des archives consiste à transformer ces documents papier en version numérique. Cela en permet la conservation des documents, sans compromettre leur état et les données qu'ils contiennent. De plus, les documents numérisés et archivés restent à disposition des différents services de l'entreprise, tout en gagnant de la place.
Les techniques actuelles de numérisation et notre expertise permettent de numériser tous types de documents (contrats, factures, images, plans, brochures, registres du personnel, etc.), quel qu'en soit le format. Vous conservez donc l'ensemble de vos documents sous des formats sécurisés et accessibles, sur le support de votre choix et selon votre organisation. Vos documents sont en effet indexés sur un disque amovible, une application, un lien de téléchargement sécurisé ou sur Zeendoc, notre solution de gestion électronique des documents (GED).
Quels sont les avantages de la dématérialisation documentaire pour une entreprise ?
La mise sous format numérique des documents archivés permet de nombreux avantages pour l'organisation. Celle-ci bénéficie d'un gain de place conséquent, de l'amélioration de la productivité et de la mise en sécurité des données.
Le gain de place permis par la numérisation des archives
Le mode classique de conservation des archives, sous format papier, demande une place considérable. Certaines organisations y vouent un service entier. Cela nécessite souvent la mise à disposition d'une personne-conseil, pour faciliter la recherche. À défaut, la recherche documentaire se révèle particulièrement compliquée et le rangement adéquat compromis.
Même si toutes les entreprises ne conservent pas autant de données que les registres paroissiaux ou les archives départementales, cela occupe de l'espace. Dans une organisation plus modeste, les archives papier utilisent souvent une pièce et du mobilier, de nombreuses étagères, des tables.
Une fois les documents numérisés, ils ne prennent plus la moindre place dans les locaux de l'organisation. La place du département dédiée est de fait disponible pour l'activité de l'organisation. *
La numérisation des archives permet un gain de productivité pour l'entreprise
Une fois les archives sous format numérique, leur accès est simplifié pour tous. L'ensemble des données numérisées devient une base de connaissances et de partage. Cela contribue à l'efficacité de l'entreprise.
L'échange de données entre les services et les collaborateurs de l'entreprise est fluidifié. Tous les utilisateurs qui disposent des droits d'accès peuvent consulter et partager des documents en ligne. Cet accès élargi à l'information optimise les processus et améliore les performances de l'entreprise. Il devient aisé de chercher une information dans la réglementation, une ancienne facture ou une brochure.
Le gain de temps, permis par l'autonomie de la recherche et la simplification des accès, libère la personne qui s'en occupait. Elle peut ainsi rediriger son temps de travail sur des tâches plus concrètes. Le traitement simplifié des archives désormais numériques simplifie les processus d'administration et de gestion, améliorant les performances de l'entreprise.
Enfin, la dématérialisation des documents archivés permet une diminution substantielle des coûts de gestion manuelle des archives. Cette facilité d'accès à l'information peut également contribuer à l'amélioration de votre service client.
La numérisation des archives garantit la sécurité des données
Un des enjeux essentiels de la numérisation des archives est de garantir la sécurité des données, y compris sur internet. Il s'agit de protéger l'intégrité des documents, la probité et la confidentialité des données, tout en les mettant à disposition des collaborateurs autorisés.
Protection de la confidentialité des documents au format numérique
Selon la solution d'archivage numérique de votre choix, la diffusion simplifiée, entre les services ou de manière externe, est limitée aux matricules autorisés. C'est vous qui gérez les accès selon le niveau de confidentialité du document. Vous pouvez également obtenir l'historique de chaque document et savoir qui l'a consulté. Vous vous assurez ainsi de la confidentialité des données.
Protection des données et de la probité des documents archivés
La numérisation fidèle, selon la norme NF 42-013, garantit la fidélité de la copie numérique au document d'origine. Le document numérisé conserve ainsi sa valeur officielle. C'est une donnée importante pour des documents aux données sensibles, tels que contrats, factures ou statuts. De plus, l'intégrité de l'original n'est pas compromise puisque chaque collaborateur n'a accès qu'à son image numérique.
Protection de l'intégrité des archives et documents numérisés
Un système de conservation numérique de l'information permet de gérer la conservation des pièces. Vous pouvez donc déterminer les durées d'archivage de chaque type de document.
Les archives numériques sont hébergées, selon votre choix, sur un logiciel ou sur le cloud, en mode SaaS, pour une disponibilité sûre et confidentielle. De plus, notre mode de stockage WORM (write one read many) empêche la suppression inopinée, ou la modification du document.
Enfin, un système de sauvegarde régulière est mis en place pour parer au risque de destruction des fichiers numériques. Vous pouvez également faire le choix de conserver les documents sur un disque amovible.
Comment réaliser le projet de numérisation des archives de l'entreprise ?
Après détermination de votre projet, vous pourrez procéder à la numérisation des archives de votre organisation. Cette solution s'intègre tout à fait à votre gestion documentaire et à votre fonctionnement administratif.
Les préalables au processus de numérisation des archives
Avant d'entamer le processus de dématérialisation des documents archivés, il est nécessaire de choisir la méthode à adopter. Pour cela, un point sur les ressources disponibles est indispensable. Il s'agit de déterminer précisément les ressources disponibles dans l'entreprise. Cela concerne le matériel (ordinateurs, scanners, logiciel, disques amovibles), en temps, en personnel et financièrement.
Cet état des lieux vous permettra de déterminer si vous souhaitez procéder à la dématérialisation de vos archives en interne ou externaliser le processus. Un conseil personnalisé auprès de nos équipes vous permettra ensuite de déterminer précisément le projet de numérisation des archives adapté à votre entreprise.
Le traitement de la numérisation des archives
Le processus de numérisation de vos archives nécessite plusieurs étapes. Chacune d'entre elles est prise en charge par nos services, de manière sécurisée et qualitative :
- inventaire des typologies de documents à numériser ;
- transport sécurisé vers l'atelier de numérisation ;
- préparation et nettoyage des documents ;
- numérisation ;
- indexation selon votre organisation ;
- remise de l'archivage numérique sur le support choisi : liens de téléchargement sécurisés, disques amovibles, application ou Zeendoc, notre solution de GED (gestion électronique des documents) ;
- remise ou destruction des versions papier.
L'intégration des données archivées à la gestion électronique des documents
Pour la restitution de l'archivage numérique, vous avez le choix, entre autres, d'opter pour Zeendoc, notre solution de GED. Zeendoc vous permet, sur site ou en déplacement, d'avoir accès à l'ensemble de vos documents de manière simple et sécurisée. De plus, elle s'intègre parfaitement avec vos autres logiciels.
La GED Zeendoc vous permettra de continuer votre archivage numérique en autonomie grâce à l'indexation automatique des documents. Vous déterminerez les accès autorisés selon les documents. Vous pourrez également déterminer des processus automatisés de partage de documents.
La numérisation des archives est un processus essentiel pour les entreprises modernes. Sa mise en place permet de nombreux avantages. Cela libère de l'espace et du temps pour leur permettre de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée que le classement ou la recherche de documents. Contactez notre service pour obtenir un conseil avisé, adapté aux besoins spécifiques de votre organisation.
