Zeendoc : notre solution GED pour les TPE/PME

Réduire le temps et le coût des tâches administratives au quotidien ?
Gagner en efficacité opérationnelle ?

Zeendoc est la solution de gestion électronique de documents pour les TPE/PME et petites /moyennes collectivités qui permet de répondre simplement et rapidement à ces problématiques. Elle aide nos clients à mieux classer, rechercher, synthétiser et partager l’ensemble de l’information contenu dans les documents de l’entreprise et à optimiser leurs processus de traitement.
Tout cela en réalisant de réelles économies de coût et en augmentant votre productivité.

Logiciel GED pour les TPE/PME

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La solution de traitement de l’information

Zeendoc classe pour vous !

Combien de temps vous et vos collaborateurs passez chaque jour à minutieusement ranger vos documents afin de pouvoir facilement les retrouver par la suite ?

Et combien de temps mettez-vous par la suite à les retrouver ? Dans l’armoire à dossiers, sur votre serveur ou encore dans votre boite mail…

Zeendoc fait tout cela pour ses clients. E-mails, fichiers électroniques, documents papiers sont tous intégrés sur une base d’information unique, en un simple clic, et sous un format de consultation simple et unique, quel que soit la source du document.

Une fois déposés sur votre espace Zeendoc, la plupart de ces documents vont être automatiquement classés par notre outil, grâce à sa technologie de reconnaissance intelligente, sans autre intervention de la part des utilisateurs. Zeendoc va tout d’abord lire et retenir l’ensemble du contenu des documents (vous permettant ainsi de rechercher n’importe quel mot ou phrase de vos documents), puis analyser votre document, sa structure, son contenu et enfin le classer pour vous.

L’information à portée de clic

Grâce à ce mode de classement unique, fini les longues recherches dans des dossiers, sous-dossiers lorsque vous n’êtes pas sûr de l’emplacement d’un document.

Tous les critères de recherche de tous les collaborateurs sont à une portée de clic. Vous choisissez vos critères, vous affinez, vous combinez une recherche sur le contenu et un critère de classement… tout est possible avec Zeendoc et garantit à nos clients 70 à 80%* d’économie de temps par rapport à leur système actuel de gestion des documents.

De plus, l’accès en mode SaaS libère nos clients du problème de la localisation de l’information… Sans limites géographiques, en déplacement ou chez un client, l’accès à l’information est aussi rapide et efficace. L’application ZeenMobile, disponible sur Ios et Android, rend encore plus simple la recherche et la capture des documents de l’entreprise dans ce contexte nomade.

*source étude auprès de 90 clients Zeendoc.

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La solution de traitement de l’information

Une information à partager

L’information au sein de Zeendoc, c’est une information qui vit. Elle est extraite, synthétisée, partagée, échangée…

Grâce à de nombreux outils de diffusion, Zeendoc permet à ses clients de :

  • Mettre en place des processus automatisés de circulation, validation documentaire (workflows)
  • Partager facilement avec d’autres utilisateurs ou des partenaires externes un ou une série de documents et dossiers volumineux
  • Envoyer en un clic un grand nombre de documents à différent interlocuteurs, par e-mail, en lien ou même par courrier postal !

S’intégrer à vos outils

En classant automatiquement vos documents, Zeendoc extrait et structure également automatiquement pour nos clients des informations clés de l’entreprise.

Les utilisateurs peuvent ainsi les réutiliser, soit sous des formes simples de tableaux d’analyse, soit pour alimenter des d’outils métiers ou comptables.

Zeendoc est un système ouvert, qui se connecte facilement avec les principaux logiciels du marché utilisés par les TPE et PME et leur donne accès à toutes les données que nous avons extraites et synthétisées, sous des formats simples et facilement importables.

Intégration avec logiciels métier

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La solution de traitement de l’information

Une sécurité éprouvée

Si la disponibilité de l’information est critique pour votre entreprise, il n’en est pas moins essentiel de pouvoir garantir sa sécurité et la confidentialité d’accès.

Fort de nos 15 ans d’expérience dans la sauvegarde de données, nous proposons avec Zeendoc un niveau de sécurité dont très peu de nos clients pourraient disposer localement.

Ce double impératif de sécurité et confidentialité est donc la raison d’être de notre infrastructure d’archivage évolutive en mode SaaS*. Elle combine une équipe dédiée d’experts de la sécurité et de l’architecture des systèmes informatiques et des outils et infrastructures constamment mis à jour des dernières évolutions technologiques permettant de prévenir vos documents des risques physiques (sinistres, vols…) et des risques informatiques (hacking, corruption de fichiers…).

Avec notre partenaire d’hébergement, Iguane Solutions, nous vous garantissons un stockage de votre information en France, sur le seul data center certifié Tier 3 du territoire (garantie de disponibilité 99,98%, accès biométriques à l’infrastructure physique), en triple hébergement.

Les technologies utilisées au sein de nos systèmes (RAID, AES, SSL…) nous permettent de fournir à nos clients, un cryptage spécifique à chacun et présent tout au long du cycle de vie de leur information dans Zeendoc.

Architecture sécurité